Forsynings- og vejvedligeholdelsesvirksomheder er afhængige af software, der understøtter komplekst arbejde under reelt pres. Deres teams planlægger tusindvis af indsatser hver uge og skal koordinere mandskab og udstyr på tværs af store områder. I denne kontekst er en klar SaaS-brugergrænseflade et operationelt krav.
Produktet, vi redesignede, tilhørte en lille, founder-led virksomhed med omkring ti medarbejdere. De havde opbygget et stærkt backend-system og opnået rentabilitet, men væksten var gået i stå. Nye kunder havde svært ved at forstå brugergrænsefladen. Supportteamet brugte tid på at besvare basale spørgsmål, og salgsopkald udviklede sig ofte til forklaringer af UI’et. Produktets forældede struktur blev en barriere netop på det tidspunkt, hvor virksomheden havde brug for at skalere.
Udviklere og en grafisk designer havde arbejdet sammen i flere år, men modulerne opførte sig forskelligt, og brugerne måtte scanne flere skærme for at træffe én enkelt beslutning. Under spidsbelastning skabte det stress og gentagne tjek. I takt med at virksomheden voksede, blev beslutninger om funktioner, arbejdsgange og prioriteter truffet af både founders, udviklere, salg, support og nøglekunder. Uden et centralt UX-framework førte denne multi-stakeholder-styring til konkurrerende forventninger og inkonsistente beslutninger på tværs af moduler.
Dette projekt er en del af vores fortsatte arbejde med enterprise SaaS og professionel software, hvor evidensbaseret UX, optimering af arbejdsgange og systemmæssig sammenhæng former den operationelle effektivitet.
Vi anvendte Dynamic Systems Design, en metode der udvikler løsninger gennem indlejrede eksperimenter, løser spændinger mellem lokal optimering og systemsammenhæng, og støtter implementering indtil organisationer opnår selvstændighed.
Vores UX-designbureau blev bedt om at genopbygge produktet som en enterprise SaaS-oplevelse. Et senior team arbejdede i ni måneder på tværs af UX, UI, interaktionsdesign, research, product ownership og projektledelse. Målet var at skabe et praktisk, evidensbaseret design, der kunne understøtte multi-role-workflows og styrke deres competitive position.
Evidence-Based Research
User Journey Mapping
Workflow-analyse
Interaction Design
Usability Testing
UI Design
Design System
Implementation Partnership
Under Sandbox Experiments undersøgte vi, hvordan det eksisterende SaaS-UX-design skabte friktion i det daglige arbejde. Vi målte opgavernes varighed, tøvepunkter og tilbagevendende fejl. Disponenter håndterede vejrhændelser, konflikter mellem lokationer, overlappende opgaver og pludselige mangler på tilgængelige teams. Disse forhold kræver en brugergrænseflade, der reducerer den kognitive belastning i stedet for at forstærke den.
Vi fokuserede på tre områder med høj friktion. For det første skulle information kunne læses med et enkelt blik, selv når listerne var lange. For det andet havde brugerne brug for bedre discoverability for hurtigt at finde relevante opgaver. For det tredje krævede brugergrænsefladen tydeligere konfliktindikatorer og visuel semantik, så brugerne ikke gentog tjek af tildelinger under stress.
Disse forbedringer var baseret på evidensbaseret design frem for stilistiske præferencer. De hjalp med at stabilisere adfærd i spidsbelastningsperioder og reducerede afhængigheden af korttidshukommelse. Resultatet er en SaaS-brugergrænseflade, der understøtter produktivitet og præcision gennem hele brugerrejsen.
Forskellige roller bruger den samme enterprise SaaS-platform, men deler ikke den samme mentale model. Gennem task analysis-sessioner og user interviews opdelte vi arbejdsgangene i 47 mikro-opgaver på tværs af tre primære personas.
Disponenter har brug for hastighed, batch-handlinger og øjeblikkelig synlighed af teamtilgængelighed. Driftsledere scanner efter undtagelser og nye risici over længere tidshorisonter. Feltteknikere har brug for klare opgavebeskrivelser, sikkerhedsforanstaltninger og bekræftelser, der fungerer med handsker eller i skarpt sollys.
En forbedring, der hjælper én rolle, kan skabe blinde vinkler for en anden. Et layout optimeret til disponenter kan skjule de signaler, som ledere er afhængige af. En struktur, der giver tryghed for teknikere, kan sløre tidsdata for planlæggere. Ved at kortlægge mikro-opgaver og anvende user journey mapping løste vi disse spændinger gennem tension-driven reasoning og skabte arbejdsgange, der understøtter hver rolle uden at gå på kompromis med klarheden for andre.
Disse workflow-konflikter afspejlede organisationens egen struktur. Stakeholders havde forskellige prioriteter. For eksempel optimerede planlæggere for gennemløb, driftsledere for stabilitet, feltteams for sikkerhed og salg for klarhed i demoer. Redesignen skabte et samlet fundament, der kunne imødekomme disse konkurrerende interesser uden at skabe uklarhed for brugerne.
Denne tilgang afspejler et grundprincip i enterprise UX. En enkelt brugergrænseflade skal kunne tilpasse sig forskellige opmærksomhedsmønstre, tempoer og ansvarsområder, samtidig med at systemet forbliver forudsigeligt for alle brugere.
Vi anvendte en evidensbaseret tilgang, der kombinerede user research, adfærdsvidenskab, benchmarking og usability testing. Over tre måneder gennemførte vi fem stakeholder-interviews og 43 individuelle user interviews med 21 deltagere. Vi udførte også tre in situ-observationssessioner for at forstå arbejdet under reelt tidspres.
Gennem fire runder med usability testing af prototyper undersøgte vi scanningsadfærd, tøvepunkter og fejlmønstre som forkert rækkefølge eller dobbelte tildelinger. Videnskabelig forskning hjalp os med at fortolke resultaterne. Begreber som farvesemantik, kognitiv belastning og beslutningstræthed guidede beslutninger om gruppering, hierarki og timingen af systemfeedback.
Benchmarking gav branchekontekst for enterprise SaaS-workflows og fremhævede huller i den gamle brugergrænseflade. Denne kombination af evidenskilder sikrede, at ændringerne var baseret på observeret adfærd frem for antagelser. Den gjorde det også muligt for os at observere adfærd og forfine forbedringer trin for trin samt skabe forudsigelige regler for interaktionsdesign for hele SaaS-brugergrænsefladen.
Interne analyser viste klare forbedringer efter redesignen af SaaS-brugergrænsefladen. For eksempel produktivitetsgevinster som 62 % hurtigere jobidentifikation, 83 % hurtigere optimering af jobrækkefølge og 58 % hurtigere ugeplanlægning.
Klarere gruppering og forbedret navigation reducerede den tid, der blev brugt på at finde og tildele arbejde. Prædiktive indikatorer gjorde konflikter synlige tidligere, og AI-assisteret sekventering støttede planlæggere under spidsbelastning.
Disse forbedringer rakte ud over produktivitet. Onboarding ændrede sig markant. Tidligere havde nye brugere brug for en times fjerntræning. Efter redesignen kunne onboarding gennemføres via en valgfri 15-minutters video. Omkring 90 % af brugerne begyndte at bruge systemet uden live-instruktion.
Antallet af supporthenvendelser faldt også. “How can I”-spørgsmålene blev reduceret til omkring 5 % af deres tidligere niveau. “Can the system do X”-spørgsmål faldt til cirka 60 %. Salgskonverteringerne blev firedoblet, og virksomheden begyndte at vinde kunder, der var fire til fem gange større end før. I formelle udbud steg de samlede scores med 10–20 % som følge af designændringen, afhængigt af vægtningen af udbudskriterierne.
Feltteknikere arbejder udendørs, ofte under tidspres, med afbrydelser og miljømæssige begrænsninger. Deres behov adskiller sig fra disponenters og lederes. Brugergrænsefladen skal tilbyde klarhed uden at kræve præcis interaktion eller lange navigationskæder.
Vi designede en komponent til compliance og tiltag, som viser de nødvendige trin på det rette tidspunkt. Den fremhæver afhængigheder, viser sikkerhedskrav og guider bekræftelser uden at overvælde brugeren. I tests med teknikere reducerede dette usikkerheden ved opgavestart og hjalp med at sikre, at procedurer blev fulgt konsekvent.
Når opgaver bliver forsinkede, delvist udført eller påvirket af vejret, tilpasser brugergrænsefladen sig uden at tvinge lange korrigerende arbejdsgange. Undtagelser behandles som normale dele af enterprise SaaS-workflows frem for sjældne edge cases.
Denne tilgang understøtter både operationel sikkerhed og følelsesmæssig stabilitet under krævende feltforhold.
Den tidligere brugergrænseflade havde opbygget inkonsistenser over flere år. Forskellige moduler opførte sig forskelligt, og brugerne måtte ofte klikke mellem flere skærme for at bekræfte grundlæggende information. Det skabte forvirring for brugerne og en høj vedligeholdelsesbyrde for udviklerne.
For at gøre implementeringen forudsigelig oversatte vi den nye interaktionslogik til et fuldt komponentinventar. Hver komponent indeholdt dokumenterede tilstande, betingelser, overgange og eksempler på forventet adfærd. Vi dokumenterede også betingede workflows for undtagelser, så udviklere kunne håndtere reelle edge cases uden at improvisere.
Gennem hele udviklingen afholdt vi regelmæssige supportsessioner med det fem mand store engineering-team. Det gjorde det muligt at afklare beslutninger tidligt og reducere omarbejde. Resultatet var færre regressioner, tydeligere ansvarsområder og et lavere QA-arbejde. Teamet opnåede en sammenhængende mental model af SaaS-UI-designet frem for en samling af usammenhængende skærme.
Design Systemet blev fundamentet for hele enterprise SaaS-oplevelsen. Det indeholder 68 komponenter med mere end 200 dokumenterede tilstande og understøtter 15 workflow-typer på tværs af planlægning, drift, rapportering og feltkoordinering.
Afstande, farvesemantik og typografi blev defineret til at understøtte store datasæt, tunge planlægningstavler og realtidsopdateringer. Grupperingsregler holder relateret information samlet, hvilket reducerer afhængigheden af hukommelse og understøtter hurtig scanning under spidsbelastning.
For udviklere fungerer Design Systemet som et bibliotek af forudsigelige mønstre. Da hver komponent følger den samme struktur, kræver implementering af nye features færre beslutninger og skaber færre inkonsistenser. Det reducerer udviklingstiden pr. feature og holder den langsigtede vedligeholdelse under kontrol.
Den redesignede SaaS-brugergrænseflade styrkede produktet på forretningsmæssige, brugerrelaterede og tekniske dimensioner. Den understøttede større kunder, forbedrede resultater i udbud og gjorde grænsefladen til en synlig fordel under demoer. Potentielle kunder kommenterede dens klarhed, og virksomheden begyndte at vinde kunder, der var flere gange større end før.
Som UI-designbureau og langsigtet partner arbejdede vi i ni måneder med redesignen og leverede to hele års support efter leveringen. I den periode afklarede vi designbeslutninger, tilpassede komponenter til nye features og hjalp udviklere med at opretholde konsistens.
Organisationen opnåede immaterielle ressourcer: dømmekraft i forhold til workflow-optimering i professionel software, en fælles produktintuition om, hvordan multi-role-systemer bør fungere, samt en ræsonneringskapacitet, der gør det muligt for teams at udvide brugergrænsefladen uden at fragmentere den. Systemet fastholder sin competitive position ved at understøtte komplekse operationelle workflows med klarhed og forudsigelighed, mens konkurrenter, der prioriterer feature-akkumulering frem for workflow-sammenhæng, har svært ved at betjene organisationer, der arbejder under realtidspres.
Resultatet er et enterprise UX-fundament, der reducerer kognitiv belastning, understøtter komplekse workflows og mindsker risikoen for fejl. For kundeteamet gik produktet fra at være en kilde til frustration til et værktøj, de kunne præsentere med selvtillid og stolthed.